Belge okuma, bir PDF, tarama ya da fotoğraftaki metni ve alanları yazılımın tanıyıp yapılandırılmış veriye dönüştürmesidir.
OCR görüntüdeki karakterleri okur; yapay zeka ise alanın ne olduğunu anlar. Fatura numarası, tutar, kalem ve vade gibi bilgiler elle yazılmadan ERP kaydı için hazırlanır. Okunan alanlar ERP'deki sipariş, cari ya da stok kaydıyla karşılaştırılır; şüpheli alan insana gösterilir.
Belge sisteme e-posta eki, klasör ya da tarayıcıdan girer. OCR görüntüdeki yazıyı metne çevirir. Ardından alanlar belirlenir: hangi sayı tutar, hangisi tarih, hangisi vergi numarası. Sabit şablonlu eski yöntemlerde her tedarikçi için ayrı şablon gerekir. Yapay zeka destekli okumada ise farklı düzenler tek bir mantıkla çözülür. Çıkan veri ERP'deki sipariş, cari ya da stok kaydıyla karşılaştırılır ve eksik ya da uyumsuz alan işaretlenir.
Gelen tedarikçi faturaları, irsaliyeler, sipariş formları, teklif PDF'leri, banka dekontları, kimlik ve sözleşme belgeleri en sık okunan belgelerdir. Muhasebe faturadan fiş taslağı çıkarır, depo irsaliyeden mal kabul kaydı hazırlar, satın alma teklifleri tek tabloda karşılaştırır. Resmî e-fatura XML olarak geldiğinde okuma gerekmez; veri doğrudan alınır. OCR özellikle PDF, tarama ve fotoğraf için gerekir. Fatura gibi resmî e-belgeler XML olarak geldiğinde okuma adımı atlanır; e-posta ekindeki PDF ve fotoğraflar için ise belge okuma gerekir.
Okuma kalitesi belge kalitesine bağlıdır: bulanık fotoğraf, eğik tarama ve el yazısı hata artırır. Okunan veriyi doğrudan kayda dönüştürmek yerine kontrol edin; tutar ve vergi alanlarında toplam kontrolü yapın. Düşük güvenli alanlar insana gösterilmelidir. Belgelerde kişisel veri olabilir; saklama ve erişim yetkilerini planlayın. Okuma sonucunun kaynak belgeyle yan yana görülebilmesi onayı kolaylaştırır. Okunan her alanın kaynak belgedeki yeri gösterilirse, onaylayan kişi hızlıca doğrulayabilir; bu da hata ayıklamayı ve denetimi kolaylaştırır.
Sürecinizi kısaca anlatın; ekranları kendi örneğiniz üzerinden gösterelim.
Panda AI PDF ve e-postadaki belgeyi okur, alanları ERP kaydıyla eşleştirir, şüpheli alanı işaretler. Kaydı ilgili kişi onaylar.
OCR görüntüdeki karakterleri metne çevirir. Yapay zeka destekli okuma ise bu metnin anlamını çözer; hangi sayının tutar, hangisinin tarih olduğunu belirler.
Hayır. Belge kalitesi ve düzenine göre hata olabilir. Bu nedenle kritik alanlar kontrol edilir, düşük güvenli alanlar insana gösterilir ve kayıt onay sonrası işlenir.
Sürecinizi birkaç cümleyle anlatın; size uygun modüller üzerinden gösterelim.