Veri şirket dışına çıkmadan yapay zeka: kendi sunucunuzda ya da bulut hesabınızda
Yapay zeka ajanı verinizin başka bir şirkete gitmesini gerektirmez. Ajan sizin sunucunuzda ya da kendi bulut hesabınızda çalışır, ERP'nizin verisini orada okur ve yazar. Karar vermeden önce üç şeye bakın: verinin nerede durduğuna, ajanın neye erişebildiğine ve her adımın nereye yazıldığına.
"Veri şirket dışına çıkmaz" ne demek?
Bu cümle üç ayrı şeyi anlatır ve her birini ayrı sormak gerekir. Verinin saklandığı yer neresi? Ajanın çalıştığı yer neresi? Ajan, işini yaparken veriyi hangi üçüncü tarafa gönderiyor?
Birçok yazılım "güvenli" der ama verinin kopyasını kendi sunucusunda tutar. Burada ölçü basittir: ERP'nizdeki fatura, cari ve stok bilgisinin bir kopyası, sizin kontrol ettiğiniz alanın dışında kalıcı olarak duruyor mu? Duruyorsa veri çıkmıştır.
Ajan nerede çalışabilir?
İki yol vardır. İkisinde de ajan sizin altyapınıza kurulur ve verinizin kopyası ajan sağlayıcısında birikmez.
- Kendi sunucunuzda: şirket içindeki ya da kiraladığınız bir sunucuda. ERP'niz de orada çalışıyorsa veri hiçbir zaman ağınızdan ayrılmaz.
- Kendi bulut hesabınızda: aboneliği sizin adınıza açılmış bir bulut hesabında. Hesap sahibi sizsiniz, erişimi siz açar ve kapatırsınız.
Hangisinin uygun olduğu ERP'nize bağlıdır. Sunucu ERP kullanıyorsanız ajan çoğunlukla aynı ağda çalışır. Bulut ERP kullanıyorsanız ajan, o bulutun API'sine sizin verdiğiniz anahtarla bağlanır. Aradaki fark bulut ERP ile sunucu ERP karşılaştırmasında ayrıntılı anlatılır.
Seçimde sorulacak soru şudur: bugün ERP'niz nerede çalışıyor ve bunu değiştirmeyi planlıyor musunuz? Planlamıyorsanız ajan olduğunuz yere kurulur. Yeni bir altyapı açmak yalnızca ajan için gerekmez. Bir yeri yönetmek, iki yeri yönetmekten kolaydır.
Kurulumun süresi ortama göre değişir; erişim izinleri için BT sorumlunuzun onayı gerekir. Bu onayı baştan almak, gösterim günü zaman kaybını önler.
Belge ajana nasıl ulaşır?
Gelen PDF fatura önce sizin posta kutunuza ya da sizin klasörünüze düşer. Ajan belgeyi oradan alır, okur ve sonucu ERP'ye taslak olarak yazar. Orijinal belge de, çıkarılan alanlar da aynı altyapıda kalır. Üçüncü bir yere kopyalanan bir ara dosya yoktur; olması gerekiyorsa bunu önceden bilmeniz ve onaylamanız gerekir.
Burada dikkat edilecek nokta geçici dosyalardır. Bazı sistemler belgeyi işlemek için bir süre başka bir sunucuya yükler ve sonra siler. Silinse bile veri bir an için çıkmıştır. Sağlayıcıdan bu geçici adımların olup olmadığını açıkça sorun.
Yetki kapsamı nasıl belirlenir?
Verinin nerede durduğu kadar, kimin neye eriştiği de önemlidir. Ajan ayrı bir kullanıcı olarak tanımlanır. Böylece her kayıtta kimin yazdığı görünür ve yetkiyi tek yerden yönetirsiniz.
- Yalnızca işine yeter: fatura okuyan ajanın personel kayıtlarını görmesine gerek yoktur.
- Okuma ve yazma ayrı verilir: raporlayan ajan yalnızca okur, kayıt hazırlayan ajan taslak yazabilir.
- Kesinleştirme insandadır: taslak, onaydan sonra kesinleşir.
- Geri alınabilir: yetkiyi kapattığınız an ajan çalışmayı durdurur, ERP'niz eskisi gibi kullanılır.
Yetki listesini yazılı tutun. Hangi tabloya, hangi alana, hangi işlem için erişildiği kâğıtta da dursun. Bir gün sorulduğunda cevap hazır olur.
Kayıt defteri neden gerekli?
Ajan ne yaptığını yazmalıdır. Kayıt defterinde şunlar olur: hangi belge okundu, hangi alana hangi değer yazıldı, hangi kuralla eşleşti, kim onayladı, ne zaman. Bu defter sizin altyapınızda kalır.
Defter iki iş görür. İlki hata ayıklamadır: bir fatura yanlış cariye girildiyse nedenini ve zamanını görürsünüz. İkincisi hesap verebilirliktir: bir denetçi ya da yönetici "bu kaydı kim girdi" diye sorduğunda cevap belgeye dayanır.
Erişim kayıtlarını da kayıt defterinin yanına koyun. Ajanın hangi saatte ERP'ye bağlandığı, hangi işlemi yaptığı, kaç kayıt okuduğu görülebilmelidir. Beklenmedik bir saatte ya da beklenmedik bir hacimde okuma varsa bunu ilk siz fark etmelisiniz.
Yedekleme de aynı mantıkla düşünülür. Kayıt defteri ve ajan ayarları, ERP yedeklerinizle birlikte sizin yedekleme düzeninize girer. Ayrı bir yedek yeri açmak, verinin kopyalandığı bir yer daha açmak demektir.
KVKK açısından hangi sorumluluklar sizde kalır?
Bu bölüm hukuki yorum değil, genel bir çerçevedir. Kişisel veri içeren belgelerde (çalışan bordroları, müşteri iletişim bilgileri, kimlik numaraları) veri sorumlusu genellikle şirketinizdir. Veriyi neden işlediğinizi, kimin eriştiğini ve ne kadar süre sakladığınızı belirleyen de sizsiniz.
Ajan bu sorumluluğu değiştirmez; yeni bir işleme adımı ekler. Bu yüzden ajanı devreye almadan önce aydınlatma metinlerinizin ve envanterinizin güncel olup olmadığına bakmak iyi olur. Verinin yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı, saklama süresi ve silme talepleri gibi konularda şirketinizin hukuk danışmanı ya da KVKK sorumlusu değerlendirme yapmalıdır.
Pratikte en çok işe yarayan şey, ajanın dokunacağı veri türlerini baştan listelemektir. Fatura ve irsaliye çoğunlukla ticari bilgidir. Bordro, özlük dosyası ya da müşteri iletişim bilgisi içeren belgeler daha hassastır. İlk pilotu, kişisel veri içermeyen bir süreçte yapmak mümkünse risk çerçevesini küçültür.
Satın almadan önce hangi sorular sorulmalı?
Bir sağlayıcıyla görüşürken şu soruların cevabını yazılı isteyin:
- Verimin kopyası sizin sunucunuzda mı, benim altyapımda mı duruyor?
- Ajan işini yaparken belgelerimi hangi dış servislere gönderiyor?
- Belgelerim ajanı eğitmek için kullanılıyor mu?
- Yetkiyi kapattığımda ne olur, kayıt defteri kimde kalır?
- Sözleşme bittiğinde benim altyapımda hangi izler kalır?
Cevapların hepsi "sizde" diyorsa, veri şirket dışına çıkmıyor demektir. Birinde belirsizlik varsa, o madde pilot öncesinde netleştirilmelidir.
Panda bunu nasıl yapar?
Panda AI, sizin sunucunuza ya da bulut hesabınıza kurulur; verinizin kopyası Panda'da tutulmaz. Ajan ayrı bir kullanıcıyla bağlanır, kayıt defteri sizin altyapınızda durur. Önce 3 iş gününde örnek belgelerinizle gösterim yapılır, sonra 30 günlük pilotla tek süreçte başlanır.
ERP'niz değişmez, veri şirket dışına çıkmaz, ekip küçülmez; işi değişir. Bu üç güvenceyi pilot başlamadan, yazılı olarak konuşmak gerekir.
