e-Faturaya geçiş: adım adım

e-Faturaya geçiş beş adımdır: zorunlu olup olmadığınızı kontrol edin, GİB'e başvurun, özel entegratör ya da portal seçin, ERP'nizi bağlayın ve önce test ortamında fatura kesin. Asıl iş, faturanın ERP'den elle yeniden girilmeden çıkmasını ve gelen faturaların da elle girilmeden ERP'ye düşmesini sağlamaktır.

e-Faturaya geçmek zorunda mısınız?

Zorunluluk, firmanın cirosuna ve faaliyet koluna göre belirlenir ve zaman içinde değişir. Bu yazıda rakam vermiyoruz; geçerli olan sınır GİB'in güncel sınırıdır. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle ya da GİB'in duyurularından kontrol edin.

Zorunlu olmasanız da geçmek isteyebilirsiniz. Müşterileriniz e-fatura bekliyor olabilir, kâğıt fatura basım ve saklama yükünüz olabilir. İsteğe bağlı geçiş de aynı adımlardan geçer.

Zorunluluğu kontrol ederken yalnızca ciroya bakmayın. Bazı faaliyet kolları için ayrı yükümlülükler olabilir; bu da mali müşavirinizle ve GİB duyurularıyla teyit edilmesi gereken bir konudur. Karar ne olursa olsun, geçiş tarihini zorunluluk tarihinden önce planlamak sizi son haftanın acelesinden korur.

GİB başvurusu nasıl yapılır?

Başvuru, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge başvuru ekranından yapılır. Mali mühür ya da e-imza ile giriş gerekir. Başvuruyu genellikle firma yetkilisi ya da mali müşavir yapar. Belgelerinizi başvurudan önce toplayın.

• Firma unvanı, vergi numarası ve yetkili bilgileri güncel mi?
• Mali mühür ya da e-imza sertifikası temin edildi mi?
• Başvuruda hangi entegrasyon yöntemini seçeceğiniz belli mi?

Başvuru sonuçlanınca e-fatura mükellefi listesine girersiniz. Bundan sonra karşı taraf da sizi bu listeden görür ve size e-fatura gönderebilir. Yani gelen faturaları da işlemeye hazır olmanız gerekir.

Özel entegratör mü, GİB portalı mı?

e-Fatura üç yolla kesilebilir: GİB'in ücretsiz portalı, özel entegratör üzerinden bulut hizmeti ya da doğrudan entegrasyon. Hangisinin size uyduğu fatura hacminize ve ERP kullanıp kullanmadığınıza bağlıdır.

Portal ne zaman yeter?

Ayda az sayıda fatura kesiyorsanız ve her faturayı elle girmek sorun değilse portal yeterli olabilir. Ama her fatura için ERP'deki bilgiyi portala yeniden yazarsınız; hata ve zaman kaybı oradan gelir.

Entegratör ne zaman gerekir?

Faturayı ERP'den çıkarmak, gelen faturaları otomatik almak ve e-İrsaliye ile e-Defter'i de aynı yerden yürütmek istiyorsanız özel entegratör seçersiniz. Entegratöre sorulacaklar:

• ERP'nizle hazır bir bağlantısı var mı, yoksa ayrı bir çalışma mı gerekiyor?
• Gelen faturaları API ya da dosya olarak ERP'ye aktarabiliyor mu?
• Faturaları ne kadar süre saklıyor, siz de arşiv kopyasını alabiliyor musunuz?
• Destek hangi kanaldan ve hangi saatlerde veriliyor?
• Fiyatlandırma kontör ya da paket olarak neye bağlı?

ERP entegrasyonu nasıl kurulur?

Amaç, faturayı bir kez girmektir. ERP'de sipariş ya da irsaliyeden fatura oluşur, ERP bunu entegratöre gönderir, entegratörden gelen durum bilgisi (kabul, ret, hata) ERP'ye geri yazılır. Bu üç yönü de sınayın.

• Cari kartlarında vergi numarası ve e-fatura etiketi doğru olmalı; yanlış etiket faturanın yanlış kanaldan gitmesine yol açar.
• Stok kartlarında birim, KDV oranı ve tevkifat bilgisi eksiksiz olmalı.
• Fatura serileri ve numaralandırma entegratörle uyumlu olmalı.
• Gelen fatura ERP'de alış faturası olarak mı, taslak olarak mı düşecek? Karar baştan verilmeli.

Gelen faturaları sipariş ve irsaliyeyle eşleştirmek ayrı bir iştir. Burada bir yapay zeka ajanı, faturayı okuyup ilgili siparişle eşleştirebilir ve farkı insana gösterir; kayda geçirmeyi insan onaylar.

Gelen faturalar nasıl işlenir?

e-Fatura mükellefi olduğunuz anda tedarikçileriniz size kâğıt değil elektronik fatura göndermeye başlar. Bu faturalar entegratörün ekranına düşer; ERP'ye taşımak ayrı bir adımdır. Üç seçeneğiniz var: entegratör ekranından dosya indirip ERP'ye yüklemek, ERP'nin entegratörden otomatik çekmesi ya da faturayı okuyup ERP kaydına çeviren bir ajan kullanmak.

İlk seçenek küçük hacimde çalışır. Hacim arttıkça otomatik çekme ve eşleştirme gerekir. Gelen faturayı satın alma siparişiyle ve mal kabul irsaliyesiyle karşılaştırmak, tutar ve miktar farklarını ödeme öncesinde ortaya çıkarır.

Test ortamında neler denenmeli?

Canlıya geçmeden önce entegratörün test ortamında deneme faturaları kesin. Yalnızca düzgün senaryoyu değil, bozuk olanları da deneyin. Test faturasının gerçek bir mali etkisi olmaz; ama ERP tarafında test kayıtlarını karıştırmamak için ayrı bir firma ya da ayrı bir seri kullanın.

• Normal satış faturası, iskontolu satış ve farklı KDV oranları
• İade faturası ve iptal edilen fatura
• Dövizli fatura
• Tevkifatlı ya da istisnalı fatura (varsa sektörünüze uygun olanlar)
• Reddedilen ya da hata dönen fatura: ERP'de durum doğru görünüyor mu?
• Gelen fatura: ERP'ye doğru tutarla ve doğru cariyle düşüyor mu?

Geçişte ekip ve sorumluluklar nasıl paylaşılır?

e-Fatura geçişi tek kişinin işi değildir. Muhasebe faturayı tanır, satış cari bilgisini bilir, bilgi işlem bağlantıyı kurar. Sorumlular yazılı olmazsa her sorun bir başkasına gider.

• Muhasebe: fatura türleri, KDV ve tevkifat kuralları, arşiv sorumluluğu.
• Satış ve cari sorumlusu: müşterilerin vergi numarası, e-posta adresi ve e-fatura mükellefi olup olmadığı.
• Bilgi işlem ya da ERP sorumlusu: entegratör bağlantısı, kullanıcı yetkileri, yedekleme.
• Yönetici: canlıya alma tarihi ve eski yöntemin bırakılacağı gün.

Gelen faturalar için de bir sahip belirleyin. Giden fatura çoğu zaman düzenli ilerler; gelen fatura ise e-postadan, portaldan ve entegratörden farklı zamanlarda düşer. Hangi kanalın asıl kanal olduğu belli değilse aynı fatura iki kez kaydedilebilir, ya da hiç kaydedilmeyebilir.

Canlıya alırken nelere dikkat edilir?

Canlıya geçişi ay başı ya da ay ortası gibi bir tarihe koyun; ay sonu yoğunluğunda ilk faturayı kesmek riskli bir tercihtir. Geçiş gününde en az bir kişi entegratör desteğine doğrudan ulaşabilmeli.

Canlıya geçişten sonraki ilk ay, giden ve gelen fatura sayılarını entegratör ekranı ile ERP arasında karşılaştırın. Sayılar tutmuyorsa nerede kaybolduğunu erken görürsünüz; ay sonu kapanışta aynı fark çok daha pahalıya çıkar.

• Kâğıt fatura stoğunu ve eski yöntemi hangi tarihe kadar kullandığınızı yazın.
• Müşterilerinize yeni yöntemi önceden bildirin; e-posta adresi ve vergi numarası doğru olsun.
• İlk haftada her gün giden ve gelen faturaları kontrol edin: reddedilen var mı, ERP ile entegratör bakiyesi tutuyor mu?
• Saklama ve arşiv sorumluluğunu kimin yürüteceğini netleştirin.

Canlıdan sonra e-Defter, e-Arşiv ve e-Mutabakat gibi diğer e-belge adımlarına geçmek kolaylaşır, çünkü aynı entegratör ve aynı ERP bağlantısı kullanılır. Bir sonraki adımı planlarken önce bu geçişin oturmasını bekleyin; iki ay boyunca ret ve hata oranını izlemek, sonraki geçişleri hızlandırır.